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Inventario fantasma y cómo combatirlo

El inventario fantasma es una situación a la que todo almacén debe enfrentarse y que puede producir grandes pérdidas económicas. En este artículo le explicamos qué es el inventario fantasma, sus principales causas y cómo combatirlo.

Inventario fantasma

¿Qué es el inventario fantasma?

El inventario fantasma, llamado “phantom inventory” en inglés, se refiere a cuando hay stock registrado en el sistema de gestión del almacén que en realidad no está disponible en las estanterías para su venta, lo que puede ser debido a errores en entrada de datos, desperfectos en la mercancía, productos caducados, hurtos, etc.

Un almacén con inventario fantasma implica que habrá pedidos que serán aceptados pero no podrán ser satisfechos, puesto que en el momento de recibir la orden de pedido el sistema de control de inventario indicará que hay stock, pero durante la preparación del pedido se dará la situación de que la mercancía no está disponible en realidad. Esto es aún más grave en el caso del comercio electrónico, donde se habría informado a los clientes a través de la tienda online de que sí había stock y con una estimación del plazo de entrega.

Además de situaciones de stock agotado en el momento de preparar el pedido, el inventario fantasma también afectará al reabastecimiento. En los sistemas automatizados de control de inventario donde se generan órdenes de compra cuando una mercancía desciende a un nivel de stock determinado, el inventario fantasma que indica que hay más stock del que realmente está disponible provocará que dichas órdenes de compra no se generen y, por tanto, no sólo la mercancía no estará disponible para su venta, sino que los pedidos a proveedores para su reposición se congelarán.

Algunos sectores de negocio son más proclives que otros al inventario fantasma, por ejemplo, el sector retail o cuando se trabaja con productos perecederos. El inventario fantasma puede llegar a ser uno de los principales causantes de pérdidas económicas.

Principales causas del inventario fantasma

Una de las causas típicas que pueden llevar a una situación de inventario fantasma es el error en la entrada de datos, de forma que el sistema informático de control de inventario no reflejará la información de stock real. Esto puede ser por errores en la entrada manual de datos o por no registrar o actualizar movimientos de mercancía. Pero la entrada de datos no es el único punto donde pueden producirse errores. Son numerosas las causas que pueden desencadenar un inventario fantasma y todo almacén en algún momento se verá en esa situación con alguna de sus referencias.

Otra de las causas habituales es que la mercancía haya sufrido algún daño durante el transporte o en tareas de manutención. El sistema de gestión reflejará el stock pero dichos desperfectos, que hacen a la mercancía no apta para su venta, podrían no detectarse, o bien detectarse pero no registrarse. En esta misma línea, cuando se trabaja con productos perecederos, el almacén podría contener mercancía caducada, que aparecería como stock disponible para su venta en el control de inventario, pero que podría no detectarse como mercancía no válida hasta el momento de servir un pedido.

Los hurtos, especialmente en el sector retail, donde las estanterías están al alcance del público en los puntos de venta, son otras de las causas por las que alguna mercancía deja de estar disponible sin que el sistema informático de control de inventario lo detecte. En los puntos de venta donde los consumidores se sirven ellos mismos, también se producen cambios de lugar de la mercancía cuando un consumidor retira un producto de las estanterías y luego cambia de idea y lo deja en una estantería errónea. Algunos de estos productos pueden acabar quedando olvidados y, aunque estén contabilizados, no estarían realmente disponibles para su venta en el lugar que los clientes esperan encontrarlo. Hasta que las nuevas tecnologías evolucionen lo suficiente, de momento la medida más efectiva en estas situaciones sigue siendo el recuento y reordenación manual.

En ocasiones, los errores son originados por etiquetas de códigos de barras erróneas. Esto puede deberse a errores del fabricante, o bien a errores cuando se aplican etiquetas propias. Pero esta situación también puede producirse si no se lleva un seguimiento exhaustivo de la logística inversa. Por ejemplo, en los años recientes, ha cobrado protagonismo el comercio electrónico de ropa y calzado, gracias a la proliferación de tiendas online con envíos y devoluciones gratuitas. En este sector, la logística inversa es un componente crítico del modelo de negocio, puesto que, a diferencia de otros tipos de artículos de consumo, será frecuente que los clientes adquieran productos similares que sólo se diferencien en colores o tallas para probarlos y devolverlos si no les sientan bien. Aquí, puede ocurrir que si los códigos de barras vienen en los embalajes de las prendas los consumidores podrían intercambiarlas por error al prepararlas para su devolución. Si durante la gestión de la logística inversa no se hace una comprobación minuciosa, los escaneos de entrada y salida ya no se corresponderán con la mercancía real. Cualquiera que haga compras por internet de forma habitual puede haberse encontrado con esta situación, donde le han llegado prendas que no se correspondían con el color o la talla. Esta alteración hace que el control de inventario registre erróneamente las entradas de las devoluciones y las posteriores salidas y, por tanto, dando lugar al inventario fantasma.

En el sector textil de consumo no es infrecuente que pequeños fabricantes, que producen modelos de producto que sólo duran una temporada, acaben reutilizando códigos de barras para modelos distintos en temporadas posteriores. Esto puede llevar a problemas en eslabones posteriores de la cadena de suministro, debido a que dichos códigos podrían haber quedado reflejados en los sistemas informáticos con productos antiguos y no con los nuevos, llevando a errores de control de stock y a inventario fantasma.

Otro error puede darse con artículos casi idénticos, que sólo se diferencien por alguna promoción, y que equivocadamente se mezclen en la tienda. El control de stock podría estar reflejando unos niveles de mercancía falsos cuando los consumidores podrían estar demandando la versión con la promoción.

Aunque todo almacén se verá en mayor o menor medida en una situación de inventario fantasma con alguna de sus referencias, ATOX Sistemas de Almacenaje diseña y adapta sus sistemas de estanterías metálicas y sistemas de automatización a medida de las necesidades de cada almacén, logrando que las tareas de manutención se realicen de forma más eficiente y contribuyendo a reducir los niveles de inventario fantasma.

Almacenes automáticos como medida contra el inventario fantasma

La entrada errónea de datos es una de las causas habituales del inventario fantasma. Los almacenes automáticos permiten reducir drásticamente los niveles de errores. Los movimientos de mercancía, tanto de estocaje como de retirada de la misma, se realizan mediante transelevadores logrando una mayor velocidad en las operaciones y alcanzado mayores densidades de almacenamiento, a la vez que se minimizan los errores.

Estrategias de picking para combatir el inventario fantasma

Habitualmente, más del cincuenta por ciento de los costes operativos de un almacén corresponden a la preparación de pedidos. La preparación manual de pedidos no sólo ralentiza el funcionamiento del almacén, sino que es más propensa a errores humanos que pueden llevar a aumenta los niveles de inventario fantasma.

Tradicionalmente, se recurría al slotting para optimizar la preparación manual de pedidos. Por ejemplo, colocando productos muy similares en estantes claramente separados, para evitar confusiones por parte de los operarios de picking. Pero las exigencias impuestas en los almacenes modernos requieren una optimización mucho mayor. Los sistemas automáticos de ATOX Soluciones Tecnológicas están diseñados para agilizar la preparación de pedidos a la vez que se minimizan los errores, alcanzando los más altos niveles de rendimiento.

Los sistemas miniload utilizan transelevadores para cargas medias y ligeras, haciendo así que los almacenes funcionen de forma automática.

Los dispensadores automáticos de ATOX son otra alternativa a la preparación de pedidos automática, que permiten alcanzar una gran velocidad. Su robustez los hace idóneos para almacenes con picos de trabajo, como la logística farmacéutica y la distribución en general, donde la preparación de pedidos se concentra en ventanas horarias.

Cuando la manipulación de la mercancía ha de ser manual, el sistema guiado por luz diseñado por ATOX proporciona un sistema muy eficiente de picking semiautomático. Gracias a su versatilidad, agiliza tanto la preparación de pedidos como las tareas de reposición mediante operaciones pick-to-light y put-to-light.

Tanto el sistema guiado por luz como la dispensación automática trabajan coordinadamente con el sistema de transporte por rodillos inteligentes diseñado por ATOX, pudiendo así implantar diferentes estrategias de picking.

Los transportadores de rodillos integran sensores e incorporan desviadores que actúan como sorters. Esto permite el desplazamiento automático de la mercancía sin que los operadores de picking tengan que desplazarse de su zona. Además de agilizar la intralogística y reducir los errores, también reduce los riesgos de daños en la mercancía durante su manipulación. En conjunto, ATOX fabrica una amplia gama de sistemas de almacenaje que adapta a las necesidades específicas de cada almacén según el tipo de mercancía, niveles de rotación, etc., logrando una intralogística más eficiente y menos propensa a los errores y, con ello, ayudando a reducir el inventario fantasma.

El inventario fantasma con mercancía perecedera

Cuando se trabaja con mercancía perecedera, es necesario evitar que productos almacenados caduquen o, en su defecto, detectarlo cuanto antes. En caso contrario, el control de inventario reflejaría stock que ya no es apto para su venta convirtiéndose en inventario fantasma.

Las estanterías dinámicas para palés permiten un flujo FIFO, es decir, primero que entra es el primero que sale. Las estanterías para picking dinámico proporcionan el flujo FIFO para cargas medias y ligeras.

El sistema radio shuttle Sherpa diseñado y fabricado por ATOX permite convertir las estanterías compactas en estanterías de alta densidad. Gracias a su versatilidad, puede funcionar como un sistema LIFO o como un sistema FIFO.

El inventario fantasma en el futuro

Tradicionalmente, por mucho que se intente evitarlo, tarde o temprano todo almacén acabará teniendo que lidiar con inventario fantasma en mayor o menor medida. En última instancia, la única sólución para corregirlo es realizar un recuento de la mercancía. En la actualidad, ya se están comenzado a aplicar modelos estadísticos, inteligencia artificial y machine learning para, si bien no poder evitar por completo el inventario fantasma, sí al menos acotarlo o detectarlo más fácilmente.

En un futuro, a medida que diversas tecnologías maduren lo suficiente como para aplicar internet de las cosas de forma eficiente a lo largo de toda la cadena de suministro, la mercancía tendrá una trazabilidad precisa en tiempo real, con seguimiento de su caducidad, con detección de posibles desperfectos a través de sistemas de visión artificial, etc.

En estos momentos, una de las principales empresas de comercio electrónico ha puesto en marcha una tienda física de cara al público donde se aplican las tecnologías más modernas, incluyendo sensores en cada slot de las estanterías en combinación con un sistema de visión artificial, que detecta cuándo un consumidor retira y vuelve a colocar productos en las estanterías y si lo hace en el lugar correcto.

Aún tendremos que esperar, probablemente, varias décadas hasta que veamos internet de las cosas adoptada de forma extendida en todos los eslabones de las cadenas de suministro, especialmente hasta que las tecnologías que son necesarias sean los suficiente maduras y baratas como para que sean adoptadas también por pequeños fabricantes y puntos de venta. Pero en ese futuro, que tarde o temprano llegará, el inventario fantasma podrá pasar a ser un fantasma del pasado.